DOCES DIVAGAÇÕES

Pensamentos voam e, de repente, pousam aqui.

Organize-se!

Não é de hoje que trato de assuntos relacionados à mudanças de atitude, tempo e pontualidade, iniciativa e interesse, viver sob pressão e organização de tarefas. Seriam artigos de autoajuda? Talvez. O importante aqui é dar dicas para que possamos refletir sobre assuntos óbvios, que às vezes passam despercebidos de nossas consciências. O que quero tratar hoje é algo simples e de grande valia, porém trabalhoso em primeira instância.

Caixa de Entrada
Você abre sua caixa de correio eletrônico e se depara com uma imagem nada animadora… dezenas de mensagens não lidas e centenas de mensagens na caixa de entrada. Há quem conviva normalmente com isso (e eu respeito), mas algumas mudanças podem – e devem – ser feitas por aqueles que se sentem perdidos, desorientados e que demoram um bom tempo procurando uma informação valiosa. E por onde começar?

  1. Mantenha uma conta principal e uma de backup. Você é daqueles que só tem 01 (uma) conta de e-mail ou diversas, espalhadas pelos diferentes provedores, como Google, Microsoft, Yahoo!, Bol, Uol, Terra, Globo.com e afins? O interessante é ter apenas uma conta principal, para comunicar-se com amigos e efetuar cadastro nos diversos sites existentes. A segunda é para cadastros temporários, serviços raramente utilizados e para backup caso perca a senha do principal. Caso você tenha umas 10 contas de e-mail, verifique quais pode se desfazer, avisando àqueles que mudará de e-mail e mantendo o mínimo possível. Caso seja impossível desfazer-se de algumas, utilize o serviço de encaminhamento (forwarding) deste e-mail para a sua conta principal (todos os serviços de correio eletrônico possuem essa funcionalidade).
  2. Tenha ciência dos tipos de e-mails que recebe. Concentrando toda sua comunicação em apenas uma conta de e-mail (a principal), fica fácil de organizar e manipular todas as informações que recebe. Isso auxiliará sobremaneira a distribuição entre e-mails privados, conversas entre amigos, comércio eletrônico, propagandas e controle de sites.
  3. Crie pastas e/ou marcadores. Parece que pouca gente utiliza o serviço de pastas, mas este e o próximo passo são fundamentais para quem quer controlar seus e-mails. As pastas são diretórios, diferentes da Caixa de Entrada (Inbox), que apenas serve para receber todos os e-mails. Você pode criar quantas pastas quiser e incluir quantos e-mails quiser (obviamente respeitando o limite de capacidade fornecido pelo provedor). O GMail trouxe um conceito diferente de pastas, chamado de marcadores (labels), pois associam e-mails às etiquetas, permitindo que você possa marcar quantas etiquetas quiser ao e-mail. Digamos que você criou um marcador chamado “Curso de Inglês”, de forma a associar os e-mails que receber da instituição de ensino. Por ocasião de uma confraternização, a instituição encaminha um e-mail informando que haverá um evento ao fim do ano. Você poderá criar mais um marcador chamado “Festas”. Desta forma, você terá duas formas de acesso a este e-mail, tanto pelo marcador “Curso de Inglês” quanto pelo marcador “Festas”, uma vez que ele tem esses dois temas em comum. Como o GMail é um dos serviços do Google mais utilizados (além do YouTube), acredito que muitos poderão aproveitar este recurso. Complementando, é possível criar marcadores dentro de marcadores. Digamos que você faça dois cursos de idioma. Você poderá criar um marcador pai chamado “Cursos” e outros dois que estarão abaixo do primeiro, chamados “Inglês” e “Espanhol”. A ideia aqui é ser criativo e não se limitar. Crie quantos marcadores/pastas quiser, a fim de poder distribuir o máximo possível os e-mails, facilitando posteriormente na busca de informações. No caso de comércio eletrônico, você poderá criar um marcador chamado “Compras” e abaixo dele marcadores como “Submarino”, “Ponto Frio”, “MercadoLivre” e muito mais. Outro bacana é relativo às companhias aéreas: você cria um marcador chamada “Viagens” e os filhos “TAM”, “VoeGol”, “Avianca”, “Melhores Destinos” e afins. Tudo depende da sua organização prévia e da origem dos e-mails (item 2).Crie filtros para as pastas/marcadores
  4. Crie filtros e arquive mensagens. Você conseguiu pensar em todas as origens de e-mail e organizou todos os marcadores (a título de exemplo, tenho 27 marcadores e 51 submarcadores, filhos dos principais). Basta agora ativar a função de filtro de mensagens, de maneira a classificá-los, automaticamente, em cada marcador/pasta criado no item 3. Assim que receber uma propaganda da TAM, no caso do GMail, basta acessar a barra de pesquisa superior, preencher o campo “DE” com o domínio do e-mail “@tam.com.br” e clicar no link “Criar filtro com esta pesquisa”. A próxima tela mostrará a pesquisa selecionada (A), então basta marcar a opção de Ignorar a caixa de entrada (Arquivar) (B), fazendo com que o e-mail não precise ficar na tela principal, indo direto ao marcador selecionado no item (C). Caso você não tenha criado um marcador exclusivo ainda, você poderá fazê-lo ao selecionar “Escolha um marcador…”. Você poderá aplicar este filtro às mensagens já existentes, facilitando o trabalho (D). Basta pressionar “Criar filtro” e todos os e-mails oriundos desse serviço serão filtrados ao marcador selecionado, diminuindo a poluição da sua caixa de entrada.
  5. Tenha prontidão nas respostas. Às vezes recebemos e-mails de conhecidos ou amigos, mas por algum motivo ou outro não temos uma resposta precisa, ou então o e-mail carece de mais tempo para resposta. Especialmente quando se trata de negócios é importante que você responda com bastante agilidade. Digamos que um amigo lhe tenha mandado um e-mail pedindo o telefone daquela empresa que fez o churrasco na última festa, mas você não tem na sua agenda (e ainda por cima está acessando o e-mail do celular dentro do metrô)? É de bom alvitre que você responda que não possui a informação ali, mas que em breve pesquisará e retornará. A pessoa ficará aliviada, pois sabe que você recebeu corretamente o e-mail e buscará os dados da empresa. Uma vez que respondeu a informação, arquive a mensagem. O destinatário está ciente da informação que você prestou e será uma mensagem a menos em sua caixa de entrada.

Seguindo os passos acima você terá sua caixa de entrada organizada e todos os marcadores com seus e-mails corretos, devidamente classificados e ordenados. Achar qualquer informação posteriormente será muito mais fácil. Em primeira instância efetuar a organização dá um pouco de trabalho, mas os resultados são extremamente benéficos. Você não ficará escravo do seu e-mail e não passará horas a fio procurando determinada informação. Tratou sobre determinado assunto, arquive a mensagem. Mantenha somente e-mails essenciais na caixa de entrada, evitando poluição visual e desconforto ao tratar de e-mails. Aproveite mais os recursos dos serviços, de modo que eles possam facilitar sua vida profissional e pessoal.

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Publicado às 03/10/13 por em Reflexão e marcado , , , , , , , , .
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